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/ AOL File Library: 4,701 to 4,800 / aol-file-protocol-4400-4701-to-4800.zip / AOLDLs / Conference Logs and Sessions / LOG_ Software Library 4_1_95 / 0401SL.log next >
Text File  |  2014-12-11  |  37KB  |  759 lines
  1. Training Class Log
  2. Topic:  Software Library Management
  3. Dated:  April 1, 1995
  4.  
  5. ICS Larry:    ------======ooOoo======------
  6. ICS Larry:    Welcome to the ICS "Software Library Management" training class!
  7. ICS Larry:    ------======ooOoo======------
  8. ICS Larry:    .
  9. ICS Larry:    I'll be using PowerTools (a WAOL add-on) macros for most
  10. ICS Larry:    of this class.  Thus if you have any questions, I'd recommend
  11. ICS Larry:    waiting for a short pause between the macros, and  .........
  12. ICS Larry:    .
  13. ICS Larry:    For Questions - Please send a ? to screen, and I'll put you in my
  14. ICS Larry:    "queue" list.
  15. ICS Larry:    .
  16. ICS Larry:    For Comments - Please send a ! to screen, and I'll put you in my
  17. ICS Larry:    "queue" also.
  18. ICS Larry:    .
  19. ICS Larry:    Please remember to ask any questions that you have!  As that is
  20. ICS Larry:    one of the MAIN reasons for these training classes.  ;)
  21. ICS Larry:    .
  22. ICS Larry:    Btw ... during TOS class, I learned that .....
  23. ICS Larry:    sending more than 7 lines of chat to screen at once is a TOS :X ouch! ;D
  24. ICS Al:    really???
  25. ICS Larry:    So, nobody report me please!  ;d
  26. ICS Sparky:    LOL
  27. ICS Terry:    NOt me
  28. ICS Larry:    Yeapers ;)
  29. ICS Larry:    Onwards .... ;)
  30. ICS Larry:    First off, I encourge everybody to read thru the Software Library
  31. ICS Larry:    training documents that are available inside the Fatdome's "Company
  32. ICS Larry:    Support" area, as they contain lots of good info.  The files are .....
  33. ICS Larry:    .
  34. ICS Larry:    >  Dated 1/23:  Software Library Class (Log of last class)
  35. ICS Larry:    >  Dated 5/03:  Procedure - PC File Names
  36. ICS Larry:    >  Dated 5/03:  Training #1 - File/Library
  37. ICS Larry:    .
  38. ICS Larry:    Addition Important Note -- Throughout this training class please be
  39. ICS Larry:    sure to holler if you have any questions!  ;)
  40. ICS Larry:    .
  41. ICS Larry:    Btw ... everybody find those files okay?  If not ... holler and I'll forward you copies.
  42. ICS Larry:    .
  43. ICS Larry:    Addition Note -- There are sometimes different "Software Library"
  44. ICS Larry:    procedures between the PC and Macintosh platforms.
  45. ICS Larry:    .
  46. ICS Larry:    Specifically, their are some different procedures for writing file
  47. ICS Larry:    descriptions, "keyword" text formatting, and how to note if the file
  48. ICS Larry:    has been virus checked.
  49. ICS Larry:    .
  50. ICS Larry:    Bascially, today we will be covering the Software Library procedures
  51. ICS Larry:    for the PC side of things, and where needed, we'll discuss the
  52. ICS Larry:    specific Macintosh requires also.
  53. ICS Larry:    .
  54. ICS Al:    !
  55. ICS Larry:    By the way .... are there any Macintosh users here today?
  56. ICS Larry:    <-- adding Al to queue ;)
  57. ICS Sparky:    <--pc
  58. ICS Al:    FYI I'm Mac .. so it won't be  a waste of time to talk mac
  59. ICS Terry:    PC
  60. ICS Al:    that was my !
  61. ICS Larry:    Okay .... where needed, I'd be sure to give ya the Mac "side of the story".  ;)
  62. ICS Larry:    Lets go over "why" we need to these library procedures .....
  63. ICS Larry:    .
  64. ICS Larry:    >  1st - they help provide a professional appearance to the libraries.
  65. ICS Larry:    .
  66. ICS Larry:    >  2nd - they help promote downloading, by giving us standards for
  67. ICS Larry:    issuing new uploads their search "Keywords", creating file
  68. ICS Larry:    descriptions, and creating Subject lines and generic file "labels".
  69. ICS Larry:    .
  70. ICS Larry:    >  3rd - they provide easy maintenance of the libraries.
  71. ICS Larry:    .
  72. ICS Larry:    >  4th - they make it easier for the customers to determine if they
  73. ICS Larry:    (or want) the file.
  74. ICS Larry:    .
  75. ICS Larry:    Questions?  Comments?  Please holler! ;)
  76. ICS Larry:    .
  77. ICS Larry:    Okay, about the actual Software Library Tools!  ;)
  78. ICS Larry:    I'd like everybody to use keyword FATDOME, and enter the
  79. ICS Larry:    "STAFF INFO & TRAINING SITE" area ......
  80. ICS Larry:    Then enter the "SOFTWARE LIB - EVERYONE HAS TOOLS".
  81. ICS Larry:    {T:8).
  82. ICS Larry:    BTW, you'll probably need to resize your windows so you can
  83. ICS Larry:    see the library and this chat room both.
  84. ICS Larry:    .
  85. ICS Larry:    btw -- that {T:8) was a bad macro :X  ouch ;)
  86. ICS Larry:    Please holler once your inside the software library!  ;)
  87. ICS Al:    <===sees an april fools day file
  88. ICS Sparky:    There!
  89. ICS Terry:    I'm there
  90. ICS Larry:    The first indicator that you have library tools will be the addition of a
  91. ICS Larry:    couple extra buttons when you enter the software library, such as a
  92. ICS Larry:    "See Hidden" and "Edit" button.
  93. ICS Larry:    .
  94. ICS Larry:    By the way ..... Does everybody here already have library Tools?
  95. ICS Larry:    .
  96. ICS Al:    yes I do
  97. ICS Sparky:    yep  : )
  98. ICS Terry:    Me too
  99. ICS Larry:    Whew ;)  Okay, onwards .....  ;)
  100. ICS Larry:    Okay, lets lightly go over some of the extra buttons, starting out with
  101. ICS Larry:    the easy one first.  ;)
  102. ICS Larry:    .
  103. ICS Larry:    > The SEE HIDDEN button  ... when anybody uploads a file, the file is
  104. ICS Larry:    placed in a hidden portion of the library, where only those with tools
  105. ICS Larry:    can see them.  This allows new uploads to be tested, virus scanned,
  106. ICS Larry:    and edited, BEFORE we release them to the public.  ;)
  107. ICS Larry:    .
  108. ICS Larry:    Okay, go ahead an click on the "See Hidden" button.
  109. ICS Larry:    .
  110. ICS Larry:    You'll notice there's a file in the hidden area titled "AUTOEXEC".
  111. ICS Larry:    .
  112. ICS Larry:    We'll be using that file today to mess around with.  Go ahead and
  113. ICS Larry:    double-click on that file, so you can see the file description info.
  114. ICS Larry:    .
  115. ICS Larry:    Please holler once you've had a chance to look over the file
  116. ICS Larry:    description, so I'll know when your all ready to move onto the next
  117. ICS Larry:    part of the class.  ;)
  118. ICS Larry:    .
  119. ICS Al:    ready (it's a mac file .. so there)
  120. ICS Larry:    (basically, the file description is a mess for the file currently)  ;)
  121. ICS Sparky:    <-- read it!
  122. ICS Terry:    Read it
  123. ICS Larry:    Okay, one sec ......  ;)
  124. ICS Larry:    Okay ....
  125. ICS Larry:    .
  126. ICS Larry:    (Hehe, okay I'm secretly editing the file now .....)    0:)
  127. ICS Larry:    .
  128. ICS Larry:    Now close the file description windows for the file, then double-click
  129. ICS Larry:    on it again.
  130. ICS Larry:    .
  131. ICS Larry:    Okay, you'll see a big difference in the file description now!
  132. ICS Larry:    I was sneaking around, and edited the description while nobody was
  133. ICS Larry:    looking.  ;)
  134. ICS Larry:    .
  135. ICS Al:    aaahh the virus check line added?
  136. ICS Larry:    Notice the difference?  (I added AUTOR, NEEDS, etc).  ;)
  137. ICS Larry:    Al, yeap, and my initials at the end ;)  We'll get to that in a sec too ;)
  138. ICS Larry:    Everybody ready?
  139. ICS Terry:    I see them
  140. ICS Al:    ok now I'm puzzled
  141. ICS Al:    your initals are where Larry?
  142. ICS Sparky:    I don't see your initials
  143. ICS Larry:    Al ... I think I put them at the end of the file description ... sec!  I better check ;)
  144. ICS Terry:    Bottom left corner !
  145. ICS Al:    did you hit Modify Larry? <g>
  146. ICS Larry:    Yeapers ;)  Lol!   Btw .... they're LIL  ;)
  147. ICS Al:    I don't see them ... we're talking the Blackjack file?
  148. ICS Larry:    Nopers ... the AUTOEXEC file ;)
  149. ICS Al:    duuuh
  150. ICS Larry:    Anyways, you get the idea .... bascially, what I did was "clean up" the ....
  151. ICS Al:    ok ok 
  152. ICS Larry:    file description, so it followed the ..... oh!  Thats the next macro  ;)
  153. ICS Sparky:    I have it
  154. ICS Larry:    .
  155. ICS Larry:    (back to macros)  :)
  156. ICS Larry:    .
  157. ICS Larry:    Lets go over how I got the file into the proper format .....
  158. ICS Larry:    .
  159. ICS Larry:    Basically I used the procedures outlined in the "PC File Names"
  160. ICS Larry:    training document, to correctly format the file.  I recommend you all
  161. ICS Larry:    read thru the "PC File Names" document .... for now lets lightly go
  162. ICS Larry:    over some of the procedures .... as follows ......
  163. ICS Larry:    .
  164. ICS Larry:    >  Regarding the SUBJECT: line (for both PC's & MAC's)
  165. ICS Larry:    This starts out with a "Generic Label" that is in all CAPITOL letters
  166. ICS Larry:    (maximum of 8 characters long), followed by the : character, and then
  167. ICS Larry:    followed with some descriptive text about the file.
  168. ICS Larry:    .
  169. ICS Larry:    An example of this could be something like ....
  170. ICS Larry:    .
  171. ICS Larry:    SUBJECT:   (generic label): (descriptive text about file)
  172. ICS Larry:    SUBJECT:   AUTOEXEC:  V1.0 The Perfect Autoexec.bat
  173. ICS Larry:    .
  174. ICS Larry:    Questions so far? ;)
  175. ICS Terry:    nope!
  176. ICS Al:    no
  177. ICS Sparky:    no
  178. ICS Larry:    Okay ;)
  179. ICS Larry:    (whoa, ya all getting A's today!)
  180. ICS Larry:    .
  181. ICS Larry:    >  Regarding the "Generic Label" ....
  182. ICS Larry:    For most files --  We just use the actual "FileName" for the generic
  183. ICS Larry:    label.  As an example, for my AUTOEXEC.BAT file we used
  184. ICS Larry:    "AUTOEXEC" as the generic label).
  185. ICS Larry:    .
  186. ICS Larry:    >  Regarding the "Generic Label" .....
  187. ICS Larry:    For certain types of files we use a "Category" instead of a "Generic
  188. ICS Larry:    Label".  This is used to show which "Category" the file falls into.
  189. ICS Larry:    .
  190. ICS Larry:    An example of when to use "Category" instead of "Generic Label"
  191. ICS Larry:    would be for things like GIF pictures, or a SimCity "Saved Games".
  192. ICS Larry:    .
  193. ICS Larry:    >  Regarding "Category" .....
  194. ICS Larry:    Again, these should be in all CAPITAL letters, with a maximum of 8
  195. ICS Larry:    characters (ie: using exact same format as a "Generic Label").
  196. ICS Larry:    .
  197. ICS Larry:    Here's a couple examples of using "Category" ......
  198. ICS Larry:    .
  199. ICS Larry:    SUBJECT:    GIF:  Photo of Mt Saint Helens Volcano
  200. ICS Larry:    SUBJECT:    SC2000:  City by the sea
  201. ICS Larry:    SUBJECT:    AVI:  Flight thru clouds movie
  202. ICS Larry:    .
  203. ICS Larry:    Any questions about when to use a "Category" instead of a "Generic Label"?
  204. ICS Al:    no
  205. ICS Terry:    I'm with ypu, so far
  206. ICS Sparky:    no
  207. ICS Larry:    Hmm .... :::erasing A's, putting down A+'s!::::  ;)
  208. ICS Larry:    .
  209. ICS Larry:    One last note about "Category" .... Where possible ALWAYS try
  210. ICS Larry:    to use "Standard" category names.  Best way for me to describe
  211. ICS Larry:    this would be to use some BAD examples.  ;)
  212. ICS Larry:    .
  213. ICS Larry:    Here's some bad examples of "Category" useage (for SimCity 2000):
  214. ICS Larry:    SC2:  City by the sea
  215. ICS Larry:    SC 2:  City near volcano
  216. ICS Larry:    SimCity2: City by lake
  217. ICS Larry:    .
  218. ICS Larry:    The correct method would be more like this .....
  219. ICS Larry:    SC2000: City by the sea
  220. ICS Larry:    SC2000: City near volano
  221. ICS Larry:    SC2000: City by lake
  222. ICS Larry:    .
  223. ICS Sparky:    ?
  224. ICS Larry:    Sparky ... go ahead ;)
  225. ICS Terry:    ?
  226. ICS Sparky:    Are the categories defined somewhere?
  227. ICS Larry:    Nopers, not really ;/  Tho ....
  228. ICS Larry:    Usually you can get a good idea by browsing thru files availalble online.
  229. ICS Al:    !
  230. ICS Sparky:    Ok, but with a new game
  231. ICS Sparky:    Or new concept, the first to upload
  232. ICS Sparky:    gets to create the category title?
  233. ICS Larry:    Hmm, I'd say use your "generic label" .... if over time that "type" of file becomes ...
  234. ICS Larry:    "popular", then you might want to think up a "category" instead ....
  235. ICS Larry:    and go back thru the older files, and update the SUBJECT: lines.  ;)
  236. ICS Sparky:    ok!  : )
  237. ICS Larry:    Al, please go ahead ;)
  238. ICS Al:    It's really easy to get an idea if the file libraries are consistent by browsing libraries ...
  239. ICS Al:    I'm lucky enough to have responsibility now for all, the Mac sc2000 files :)
  240. ICS Al:    done
  241. ICS Larry:    Whoa, thats a big company to handle .... betcha they keep ya busy! ;)
  242. ICS Larry:    Terry, go ahead please ;)
  243. ICS Al:    yup .. the uploading kiddies are incredible
  244. ICS Terry:    I think i've got it from the above
  245. ICS Larry:    Okay .... onwards (once I remember which macro was supposed to be next)  :X
  246. ICS Larry:    One last note about the SUBJECT line .....
  247. ICS Larry:    If you have a library that contains a mixture of PC and MAC files,
  248. ICS Larry:    it is sometimes a good idea to note which type of computer the file is
  249. ICS Larry:    for (within the SUBJECT line), as follows .....
  250. ICS Larry:    .
  251. ICS Larry:    SUBJECT:    PACMAN:  Pacman Clone (PC)
  252. ICS Larry:    SUBJECT:    PACMAN:  Pacman Clone (MAC)
  253. ICS Larry:    .
  254. ICS Larry:    That covers the SUBJECT: line .... questions so far? ;)
  255. ICS Terry:    None here
  256. ICS Sparky:    no  : )
  257. ICS Larry:    .
  258. ICS Larry:    >  Regarding the EQUIPMENT: line
  259. ICS Larry:    This line starts out with "EQUIPMENT:" (note the capitalization),
  260. ICS Larry:    followed by a list of any special "Hardware" equipment needed to run
  261. ICS Larry:    the file.  Typical entrys might be something like ...
  262. ICS Larry:    .
  263. ICS Larry:    EQUIPMENT:  PC Compatible, VGA, Mouse
  264. ICS Larry:    EQUIPMENT:  486 PC Compatible, SVGA, Mouse
  265. ICS Larry:    .
  266. ICS Al:    !
  267. ICS Larry:    Oops, for Mac's, maybe something like   EQUIPMENT:  Mac, SVGA (ack! ....
  268. ICS Larry:    <--- Doesn't know if Mac's got SVGA.
  269. ICS Larry:    Go ahead Al  ;)
  270. ICS Al:    macs don't :)
  271. ICS Al:    Many users (uploaders) give the specific equipment that THEY used ... 
  272. ICS Al:    I try to change it to generic when I know
  273. ICS Al:    but how obsessed should we be on this?
  274. ICS Al:    done
  275. ICS Larry:    Excellent comment!  Actually, I'd recommend seeing if the "upload" contains ....
  276. ICS Al:    (they say things like Perfora 475 ..
  277. ICS Larry:    a "README" type file, and check to see if it contains "hardware requirements".
  278. ICS Sparky:    ?
  279. ICS Al:    generally mac is mac ...
  280. ICS Larry:    If not, or your not sure .... then I'd recommend not adding any "requirements" that your ...
  281. ICS Larry:    not really sure about.  ;)   Over time, you'll know if there's a problem, via the old ....
  282. ICS Larry:    "Ask the Staff" emails ;)  (which we'll cover a bit later tonite).
  283. ICS Larry:    Sparky, go ahead please ;)
  284. ICS Sparky:    If all of my files are flat ascii, readable on Mac or PC, what do I put in the equip. field?
  285. ICS Larry:    Another good comment!  In that case .... if there's NO special hardware requirements ....
  286. ICS Larry:    then, don't include the EQUIPMENT line.  ;)
  287. ICS Sparky:    ::whew!::::
  288. ICS Larry:    Just leave it totally out of the file description ;)
  289. ICS Larry:    Hehe, I hear that sigh of relief  ... of not having to update 1,000 older files ;)
  290. ICS Sparky:    No kidding!
  291. ICS Larry:    heh ;)
  292. ICS Larry:    Any other questions?
  293. ICS Sparky:    not here
  294. ICS Terry:    no
  295. ICS Larry:    okay ;) onwards .....
  296. ICS Larry:    .
  297. ICS Larry:    One note regarding the EQUIPMENT line .... The "PC File Name"
  298. ICS Larry:    training document was created some time ago, and it says that we
  299. ICS Larry:    should NOT list the type of computer needed (ie: PC or Mac) on the
  300. ICS Larry:    EQUIP line.  (Ouch!)   ;)
  301. ICS Larry:    .
  302. ICS Larry:    Just FYI .... I'd HIGHLY recommend adding the type of computer
  303. ICS Larry:    needed to the EQUIP line, as many forums now contain both PC and
  304. ICS Larry:    MAC files.
  305. ICS Larry:    .
  306. ICS Larry:    >  Regarding the NEEDS: line
  307. ICS Larry:    The NEEDS line starts out with "NEEDS:" (note the capitalization),
  308. ICS Larry:    followed by a list of any special "Software" requirements needed to
  309. ICS Larry:    run the file.
  310. ICS Larry:    .
  311. ICS Larry:    For example, lets say the file requires Windows 3.1 and WordPerfect
  312. ICS Larry:    V5.0.  You'ld need to input that info in the NEEDS: line as follows:
  313. ICS Larry:    .
  314. ICS Larry:    NEEDS:  WordPerfect V5.0, Windows V3.1
  315. ICS Larry:    .
  316. ICS Larry:    >  Also for the NEEDS: line ....
  317. ICS Larry:    If the file has been compressed, you'll need to input which
  318. ICS Larry:    decompression program is needed to "UnZip" the file.  Examples for
  319. ICS Larry:    this could be something like .....
  320. ICS Larry:    .
  321. ICS Larry:    >  NEEDS:  An UnZipping Program
  322. ICS Larry:    This is used only for files that have been compressed using a format
  323. ICS Larry:    that is compatible with AOL's "Automatically Unzip files at Log off"
  324. ICS Larry:    feature (ie:  Files compressed with PKZIP V1).
  325. ICS Larry:    .
  326. ICS Larry:    >  NEEDS:  PKUnZip v2.04
  327. ICS Larry:    This is used for files that are zipped using PKZIP V2.04.  Also note
  328. ICS Larry:    that you'll need to ADD the following information to the file description
  329. ICS Larry:    (just below the "Keywords" or "Type" section) ....
  330. ICS Larry:    .
  331. ICS Larry:    **WARNING:  This file requires V2.04 of PKUNZIP.EXE to unzip
  332. ICS Larry:    properly. America Online's automatic unzipping option will not work
  333. ICS Larry:    on this file. PKUNZIP can be found in the Free Uploading library of
  334. ICS Larry:    the PC Games Forum or PC Utilities Forum.**
  335. ICS Larry:    .
  336. ICS Larry:    Oh!  For Sparky's text files ..... normally for Text Files, we input the following ....
  337. ICS Larry:    NEEDS:  Any Text File Viewer
  338. ICS Sparky:    Yes!  ::another sigh:::
  339. ICS Larry:    ;)   Any questions about the NEEDS: line?
  340. ICS Terry:    None
  341. ICS Larry:    Sparky, by the way, if ya don't have that on all the files, I won't worry to much ....
  342. ICS Sparky:    no
  343. ICS Larry:    about it.  ;)  Maybe just update the last few weeks worth (or whats reasonable).
  344. ICS Al:    a short one ... 
  345. ICS Larry:    Go ahead Al  ;)
  346. ICS Al:    if the file was compressed with an automatically decompressor after aol signs off
  347. ICS Al:    should that be noted?
  348. ICS Al:    (was that clear, Larry?)
  349. ICS Larry:    Hi there Lynne!  Welcome  ;)
  350. ICS Al:    also talking about newer versions of aol software
  351. ICS Larry:    One sec Al  ;)
  352. ICS Al:    ok
  353. ICS Lynne:    Hiya Larry :D
  354. ICS Larry:    Lynne, we're sorta half way thru the class .... tho, please holler if you have any ....
  355. ICS Larry:    questions!  ;)
  356. ICS Larry:    Lynne - Also, I'll email you a copy of tonite class log.
  357. ICS Lynne:    I'm sorry about that.... and I'll *also* be afk for a few.... 8's a bit early for me, but I 
  358. ICS Larry:    Al ... sorry for delay there ;)  When a file is compressed using a "format" that is ...
  359. ICS Lynne:    really wanted to attend! :D
  360. ICS Larry:    compatiable with AOL's "Auto decompress at Log-off", all you need to input for the ....
  361. ICS Larry:    NEEDS: line is ===     NEEDS:  An UnZipping Program
  362. ICS Larry:    Al, wasn't sure, did that answer your question?  ;)
  363. ICS Al:    yes!
  364. ICS Al:    thanks
  365. ICS Larry:    Welcome ;)
  366. ICS Larry:    Lynne - By the way, so'k if you need to slip out for a bit .....
  367. ICS Larry:    Lynne - as I'll send you a copy of log.  ;)
  368. ICS Larry:    Lynne - and everybody too! ...... also please remember, if at ANYTIME you have ....
  369. ICS Larry:    questions about the class info, I'm just a Email away .... just ask, I'm happy to help! ;)
  370. ICS Lynne:    ok.... and I would appreciate a copy of the log! :D
  371. ICS Lynne:    and brb.... gotta put the boys to bed :)
  372. ICS Larry:    Anyways, onwards team  ;)
  373. ICS Larry:    .
  374. ICS Larry:    >  Regarding the Keywords: line
  375. ICS Larry:    This one gets a bit confusing as these aren't "keywords" that are
  376. ICS Larry:    used to navigate thru AOL (like keyword Fatdome).  These are actually
  377. ICS Larry:    "Search words" that will be used to search for the file, using AOL's
  378. ICS Larry:    QuickFind feature (or other types of file searching features).  ;)
  379. ICS Larry:    .
  380. ICS Larry:    The Keywords line starts out with the word "Keywords:" (note the
  381. ICS Larry:    capitalization), then it should list the Author's Name, then the
  382. ICS Larry:    Company Name, followed by all other keywords.
  383. ICS Larry:    .
  384. ICS Larry:    The keywords line is limited to 69 characters, though AOL's search
  385. ICS Larry:    engine won't pick up any keywords that have been "word wrapped",
  386. ICS Larry:    so it is VERY important to limit the keywords to just 1 line of text.
  387. ICS Larry:    .
  388. ICS Larry:    Regarding keyword formatting ....
  389. ICS Larry:    .
  390. ICS Larry:    >  For PC's .... seperate each keyword with a comma.
  391. ICS Larry:        Example:  Lucas1, Lucas Arts, Arcade, VGA, Win31
  392. ICS Larry:    .
  393. ICS Larry:    >  For Mac's ..  seperate each keyword with a space.
  394. ICS Larry:        Example:  Lucas1 Lucas Arts Arcade VGA System 7
  395. ICS Larry:    .
  396. ICS Sparky:    ?
  397. ICS Al:    !
  398. ICS Larry:    Sparky, go ahead please ;)
  399. ICS Sparky:    I thought we got email about bringing conformity to that
  400. ICS Sparky:    the use of commas in keywords
  401. ICS Larry:    yeapers, hehe .... thats the next macro I think :X
  402. ICS Sparky:    <--mind reader!
  403. ICS Larry:    Sparky, so I don't repeat myself, next macro covers that part I think ;)
  404. ICS Larry:    Al, go ahead please ;)
  405. ICS Al:    so Lucas and Arts are two keywords ... but I'll await the next macro too
  406. ICS Larry:    Al, actually I don't have a macro about "2 word" company names.  ;)
  407. ICS Larry:    Tho!  When you do have a "2 word" company name (like Lucas Arts) ....
  408. ICS Al:    ok
  409. ICS Larry:    You would normally NO seperate the 2 words with a comma  ;)
  410. ICS Larry:    Ie:  Lucas, Arts <---- Incorrect
  411. ICS Larry:    Lucas Urts, <--- correct
  412. ICS Larry:    oops, Arts ;)
  413. ICS Larry:    Al, did that answer the question?
  414. ICS Larry:    Ack!  Typo alert also :X    "NO" above was supposed to be "NOT"  ;)
  415. ICS Larry:    Al, wasn't sure if that answered your question.
  416. ICS Al:    ok
  417. ICS Larry:    Oh oh, hope Al ain't punted ;/
  418. ICS Al:    no still here
  419. ICS Larry:    Whew ;)  Okay, onwards .....
  420. ICS Larry:    Couple notes regarding Keywords:
  421. ICS Larry:    .
  422. ICS Larry:    1)  For MAC files -- Along time ago the keyword search field was sort
  423. ICS Larry:    of limited, and thus they decided NOT to use comma's within the
  424. ICS Larry:    keyword line (bascially, to save space).
  425. ICS Larry:    .
  426. ICS Larry:    Since that time, the keyword search field as been increased,
  427. ICS Larry:    so if you want to, you CAN use comma's to seperate keywords.
  428. ICS Larry:    .
  429. ICS Larry:    (Sparky ... that answer the question you had?)
  430. ICS Sparky:    Yes!
  431. ICS Larry:    Whew ;)  Okay ... onto #2  .....
  432. ICS Larry:    .
  433. ICS Larry:    2)  Its a good idea to go thru the files within your software library and
  434. ICS Larry:    make sure the Keywords are listed using the correct method.
  435. ICS Larry:    .
  436. ICS Larry:    If your library contains lots of files, I'd recommend not trying to
  437. ICS Larry:    correct them all, but instead just fix up the most recent 10 to 20 files
  438. ICS Larry:    (and be sure that new released file use the correct method).
  439. ICS Larry:    .
  440. ICS Larry:    3)  All "Forum" files (PC Games, Windows, PC Telecom, etc) have
  441. ICS Larry:    their files included in AOL's search engine, and thus the Keywords
  442. ICS Larry:    line is very important.
  443. ICS Larry:    .
  444. ICS Larry:    Only some of the "Company Forums" have their files included in
  445. ICS Larry:    AOL's search engine.  AOL eventually will include them as part of the
  446. ICS Larry:    search engine .... so it VERY important to make sure you include the
  447. ICS Larry:    Keywords line (ie: its better to do the keywords NOW, then having
  448. ICS Larry:    to go back and do them all later)!  ;)
  449. ICS Larry:    .
  450. ICS Larry:    ::cough:: Unless, you can get somebody else to fix'm up for yas ;)
  451. ICS Larry:    Questions about the Keywords: line?
  452. ICS Sparky:    no  : )
  453. ICS Al:    no
  454. ICS Terry:    Would a MAC treat LUCAS Arts above as 2 words?
  455. ICS Larry:    <-- Hopes Lynne was able to wrestle those kids to bed okay ;)
  456. ICS Larry:    Terry ... actually, Mac's and PC's would both treat it the same ....
  457. ICS Larry:    Terry .... when dealing with any "2 word" (or more) name ....
  458. ICS Larry:    Terry.... the complete name is seperated only by a comma at the end of the name.
  459. ICS Terry:    ok, got it
  460. ICS Larry:    example:   Larry, Larry Company, Vga
  461. ICS Larry:    Okay ;)  Onwards ....
  462. ICS Larry:    .
  463. ICS Larry:    >  Regarding the Type: line.
  464. ICS Larry:    This line starts with the word "Type:" (note capitalization), followed
  465. ICS Larry:    by the distribution status of the file.  Typical entries are Shareware,
  466. ICS Larry:    Public Domain, Freely Distributed, Demo.
  467. ICS Larry:    .
  468. ICS Larry:    Since this is a rather complex subject, to save hours today, I'd just
  469. ICS Larry:    recommend reading through the "PC File Names" training document,
  470. ICS Larry:    as it contains some excellent info about how to determine which
  471. ICS Larry:    "Type" to use.
  472. ICS Larry:    .
  473. ICS Larry:    Regarding Copyrighted Software -- When in doubt, DO NOT release
  474. ICS Larry:    the file, and instead contact your IC Supervisor.  (ie: Let them do the
  475. ICS Larry:    dirty work!).  ;)
  476. ICS Larry:    .
  477. ICS Larry:    Any questions about the Type: line?
  478. ICS Terry:    None here
  479. ICS Sparky:    no
  480. ICS Al:    no
  481. ICS Larry:    >  Regarding the "File Description".
  482. ICS Larry:    This is the general information that describes the actual file.  This
  483. ICS Larry:    text should ALWAYS be supplied by the Uploader (ie: the Co. Rep).
  484. ICS Larry:    .
  485. ICS Larry:    Sometimes the Co. Rep will supply text that is cryptic or contains
  486. ICS Larry:    lots of spelling errors.  In those cases, Email the Co. Rep and
  487. ICS Larry:    request corrections (as an attached file via Email, then you can
  488. ICS Larry:    "Cut & Paste" the updated info into the file description).
  489. ICS Larry:    .
  490. ICS Larry:    Also note -- Never release a file that doesn't contain a "File
  491. ICS Larry:    Description", or doesn't contain a good "File Description".  I you do,
  492. ICS Larry:    you'll probably be getting lots of "Ask the Staff" emails about the file!
  493. ICS Larry:    (We'll cover this topic more, later in the meeting).  ;)
  494. ICS Larry:    .
  495. ICS Larry:    typo alert again ;)   I you do .... was supposed to be "If you do"  ;)
  496. ICS Larry:    Any questions about the actually "file description"?
  497. ICS Sparky:    nope!
  498. ICS Terry:    no
  499. ICS Al:    no
  500. ICS Larry:    Hmm, I think ya all must of picked up the "cheat sheets" earlier today!  ;D
  501. ICS Sparky:    lol
  502. ICS Larry:    Onwards  ;)
  503. ICS Larry:    >  Regarding those "other" lines!  ;)
  504. ICS Larry:    .
  505. ICS Larry:    1)  For PC files only, after the "file description" you'll need to input ...
  506. ICS Larry:    .
  507. ICS Larry:    The "To Run, Enter:" line.  This info can usually be found while doing
  508. ICS Larry:    your "file checking" (Virus Scan, etc).  Just input the command used
  509. ICS Larry:    to start the program.
  510. ICS Larry:    .
  511. ICS Larry:    (By the way ... Mac users don't need this line, since, well ... hehe ....
  512. ICS Larry:    their lots easier to use!).  ;)
  513. ICS Larry:    .
  514. ICS Larry:    Note:  For GIF's, AVI's, Data files, Text Files, or other files which
  515. ICS Larry:    aren't programs, do not include the "To Run, Enter:" line.
  516. ICS Larry:    .
  517. ICS Larry:    2)  After that, we have the "Documentation" line.
  518. ICS Larry:    Again, this is ONLY needed for PC files.  For this line we just
  519. ICS Larry:    input the main DOC file contained with the program, so that the user
  520. ICS Larry:    knows where to look for help.  ;)
  521. ICS Larry:    .
  522. ICS Larry:    3)  After that, we list the "Previous Number of Downloads:" line.
  523. ICS Larry:    This line is only included if there was previous versions of the file
  524. ICS Larry:    available.
  525. ICS Larry:    .
  526. ICS Larry:    For example, lets say PACMANV1 was downloaded 500 times. Later,
  527. ICS Larry:    a newer version, PACMANV2,  was released (which fixed bugs, etc).
  528. ICS Larry:    We would hide the original file, then note at the bottom of the new file
  529. ICS Larry:    "Previous Number of Downloads: 500".
  530. ICS Larry:    .
  531. ICS Larry:    4)  After that, for MAC users ONLY, we would include a line stating
  532. ICS Larry:    that the file had been virus scanned.  For PC files, we DO NOT list
  533. ICS Larry:    this info (though you MUST still do your virus checking!).  ;)
  534. ICS Larry:    .
  535. ICS Larry:    For MAC files, we would state .....
  536. ICS Larry:    .
  537. ICS Larry:    "This file has been found virus free using Disinfectant Vx.x" (where
  538. ICS Larry:    Vx.x is the version number).
  539. ICS Larry:    .
  540. ICS Al:    This file has been found virus-free using Disinfectant 3.5.  ait
  541. ICS Larry:    Sounds good! ;)  Thanks Al  ;)
  542. ICS Larry:    One Note -- We'll discuess Virus Scanning methods in a different
  543. ICS Larry:    class, as that's a lenghty subject all on its own!  ;)
  544. ICS Al:    (my macro .. sorry for the interruption)
  545. ICS Larry:    Lol!  So'k  ;)  Comments always welcome!  I'm still learning also  ;)
  546. ICS Larry:    5)  Okay, now for the LAST line in the file description!  Yeaaa! ;)
  547. ICS Larry:    .
  548. ICS Larry:    On the very last line, you will need to input your INITIALS.  Do NOT
  549. ICS Larry:    do this until AFTER you have done all your file checking stuff (as
  550. ICS Larry:    the initials are used to show who did the virus checking, etc).
  551. ICS Larry:    .
  552. ICS Larry:    Any questions about those last few lines in the file descriptions?
  553. ICS Terry:    None 
  554. ICS Sparky:    no
  555. ICS Al:    no
  556. ICS Larry:    .
  557. ICS Larry:    Congrats!  Your finally done editing and updating the File Description!
  558. ICS Larry:    All thats left to do is select MODIFY, and the updated info will be
  559. ICS Larry:    saved!  ;)
  560. ICS Larry:    .
  561. ICS Larry:    --==oO  Okay!  Our file is ready to release!  Oo==--
  562. ICS Larry:    Right?  Well, actually ...... Nope!!  ;)
  563. ICS Larry:    .
  564. ICS Larry:    Here's the steps needed before a file can be released .....
  565. ICS Larry:    1)  File must pass the "File Checking" procedures (like virus scanning,
  566. ICS Larry:    download testing, functionality testing).
  567. ICS Larry:    .
  568. ICS Larry:    2)  File needs to have its "File Description" fixed up (ie: Subject line,
  569. ICS Larry:    Equipment line, Needs line, etc).
  570. ICS Larry:    .
  571. ICS Larry:    3)  You'll also need to be SURE the Co. Rep actually wants the file
  572. ICS Larry:    released! (I'd recommend finding this out FIRST before doing the
  573. ICS Larry:    virus checking and "file description" stuff).   ;)
  574. ICS Larry:    .
  575. ICS Larry:    >  How do you know if Co. Rep wants file release? .....
  576. ICS Larry:    .
  577. ICS Larry:    I'd start off by asking your Co. Rep the following ....
  578. ICS Larry:    -- Is it okay if I release all files that you ( the Co. Rep) upload?
  579. ICS Larry:    -- Is it okay if I release all files that customers upload?
  580. ICS Larry:    .
  581. ICS Larry:    Usually the Co. Rep won't want customer uploads released, so you'll
  582. ICS Larry:    probably have to contact the Co. Rep on each new "customer upload".
  583. ICS Larry:    .
  584. ICS Larry:    In some cases, the Co. Rep won't want ANY customer uploads in
  585. ICS Larry:    their software library, and in that case, you won't need to worry about
  586. ICS Larry:    testing these uploads (ie:  Just delete them, and send a nice note
  587. ICS Larry:    to the uploader that XYZ company doesn't accept uploads).  ;)
  588. ICS Larry:    .
  589. ICS Larry:    Any questions so far?
  590. ICS Al:    yes
  591. ICS Larry:    Go ahead Al  ;)
  592. ICS Terry:    I'm with you :)
  593. ICS Al:    I was told that if an upload is inappropriate for a certain library that we should contact the forum
  594. ICS Al:    leader to see if there was a place for the uploaders software before deleting it
  595. ICS Al:    (of course my supervisor is a particularly elegant guy :)
  596. ICS Larry:    If your supervisor said that ..... be sure to follow his/her instructions.  Basically ....
  597. ICS Al:    (unless the company feesl strongly or it;s an inappropriate upload)
  598. ICS Larry:    the procedures we cover in this class are "general".  Many of the Super's have their own ...
  599. ICS Al:    thanks Larry ... that's clear
  600. ICS Larry:    ways of doing things, and in those cases you'll need to follow their instructions.  ;)
  601. ICS Al:    (hiya pam who just sneaked in)
  602. ICS Sparky:    Hiya Pam!
  603. ICS Larry:    Pam!  Hi there ;)
  604. ICS Terry:    HI Pam
  605. IC Pam:    {{{ Al }}} {{{ Larry }}} {{{ Terry }}}
  606. IC Pam:    {{{{{{{{ Lynne }}}}}}} 
  607. ICS Larry:    Nothing for Lynne and Sparky?  0;>
  608. ICS Lynne:    {{{{Pam}}}}
  609. IC Pam:    {{{{{{ Sparky }}}}}}}
  610. ICS Sparky:    :/
  611. IC Pam:    Yep.. You betcha!
  612. ICS Lynne:    LTNS!
  613. IC Pam:    My two favorite people! 
  614. ICS Larry:    Whew!  ;)
  615. IC Pam:    <--- burying myself back in email... 
  616. ICS Larry:    Hehe, okay ... take care in there Pam ;)
  617. ICS Larry:    .
  618. ICS Larry:    Okay, time for a short recap of the procedure!  ;)
  619. ICS Lynne:    btw, Larry... I'm bak ;>
  620. ICS Larry:     1)  Check for new uploads each day (if possible).
  621. ICS Larry:     2)  Once a new upload is found .....
  622. ICS Larry:     3)  Determine if Co. Rep will actually want it released.
  623. ICS Larry:     4)  Then do your file checking (virus scan, Zip testing, etc).
  624. ICS Larry:     5)  Then update/correct the File Description.
  625. ICS Larry:     6)  If all the above is okay .... Release the file!  ;)
  626. ICS Larry:    .
  627. ICS Larry:    Sounds simple right?  0:)
  628. ICS Larry:    .
  629. ICS Larry:    ***  Last topic for today is ... The "Ask the Staff" (ATS) function.
  630. ICS Larry:    .
  631. ICS Larry:    Almost all software libraries have a "ATS" button located within them.
  632. ICS Larry:    When a customer uses this feature, their questions or comments are
  633. ICS Larry:    sent via Email to EVERYBODY that has "Library Tools" for that
  634. ICS Larry:    specific library (which would include you, the Co. Rep, and various
  635. ICS Larry:    other people).  ;)
  636. ICS Larry:    .
  637. ICS Larry:    >  Who should answer the "ATS" emails?  And "How"? ....
  638. ICS Larry:    .
  639. ICS Larry:    General rule for "ATS" emails is:
  640. ICS Larry:    .
  641. ICS Larry:    1)  *IF* the customers question is related to a function within AOL
  642. ICS Larry:    (ie: How to download, I receieved a bad download, I can't find the file
  643. ICS Larry:    I downloaded, etc), then YOU should offer a reply (and be sure to
  644. ICS Larry:    "CC" everybody listed on the original email).
  645. ICS Larry:    .
  646. ICS Larry:    >  Who should answer the "ATS" emails?  And "How"? ....
  647. ICS Larry:    .
  648. ICS Larry:    General rule for "ATS" emails is:
  649. ICS Larry:    o.
  650. ICS Larry:    1)  *IF* the customers question is related to a function within AOL
  651. ICS Larry:    (ie: How to download, I receieved a bad download, I can't find the file
  652. ICS Larry:    I downloaded, etc), then YOU should offer a reply (and be sure to
  653. ICS Larry:    "CC" everybody listed on the original email).
  654. ICS Larry:    .
  655. ICS Larry:    Dang it!  My macro's are revolting! ;)
  656. ICS Lynne:    de ja vu ;>
  657. ICS Larry:    Sorry about that repeat :X  
  658. ICS Al:    they're not that bad larry ...
  659. ICS Al:    <g>
  660. ICS Sparky:    <--has written some revolting macros myself  : )
  661. ICS Larry:    hehe ;)
  662. ICS Larry:    .
  663. ICS Larry:    2)  *IF* the customers question is about the actual file (ie: Is this the
  664. ICS Larry:    newest version, does this version fix bugs, etc), then it is the CO.
  665. ICS Larry:    REP's duty to offer a reply.  ;)
  666. ICS Larry:    .
  667. ICS Larry:    One note about the "ATS" emails -- Here's where your
  668. ICS Larry:    communications with the Co. Rep comes into play.  Be sure to talk
  669. ICS Larry:    with your Co. Rep so they know which ATS's you'll be handling.
  670. ICS Larry:    .
  671. ICS Larry:    Also let them know that you would like to be "CC" on any ATS emails
  672. ICS Larry:    that they reply to.  Basically, its much easier if you and the Co. Rep
  673. ICS Larry:    can work together as a team on the ATS's.  ;)
  674. ICS Larry:    .
  675. ICS Larry:    And lastly, there might come a day when you receive a ATS email,
  676. ICS Larry:    where a customer states they receieved a virus from a download.
  677. ICS Larry:    .
  678. ICS Larry:    Hopefully this will never happen!  But if it does, here's the
  679. ICS Larry:    procedure ......
  680. ICS Larry:     1)  Hide the download file AT ONCE! ;)
  681. ICS Larry:     2)  Send a very brief email to the customer, letting them know
  682. ICS Larry:    that you have removed the file from the library, and will be checking
  683. ICS Larry:    the file to virus again.
  684. ICS Larry:     3)  Then contact your IC Supervisor ..... ie:  Let your supervisor
  685. ICS Larry:    do the dirty work on contacting the customer with more details if
  686. ICS Larry:    needed!  ;)
  687. ICS Larry:    .
  688. ICS Larry:    Any questions/comments about the "Ask the Staff" emails?
  689. ICS Terry:    Not here
  690. ICS Sparky:    no  : )
  691. ICS Al:    nope
  692. ICS Lynne:    yep...
  693. ICS Larry:    :::holding key to prison gate, er classroom game:::
  694. ICS Larry:    Oh!  Go ahead please Lynne  ;)
  695. ICS Lynne:    how could a file that's been virus checked suddenly get one?  Is this a hacker thing, or is 
  696. ICS Lynne:    it possible that a virus could slip past our virus scan?
  697. ICS Larry:    2 things about that ....
  698. ICS Larry:    1st - we only can check for "known" virus, and we must use the required Scanning ...
  699. ICS Larry:    software.
  700. ICS Larry:    So, its possible a virus could get by us :/
  701. ICS Larry:    Tho!  Its must more likely that the person's anti-virus program that they have ...
  702. ICS Larry:    installed on their computer is super touchie, or maybe not compatiable with the file.
  703. ICS Larry:    Thats why, when we get any concerned customer's complaining about a possible ...
  704. ICS Larry:    virus, we always HIDE the file at once.   Then, send your Supervisor to work on it  ;)
  705. ICS Larry:    Lynne - That answer your question?
  706. ICS Lynne:    sure does :D
  707. ICS Larry:    Okay .... :::putting out key again:::
  708. ICS Larry:    ::unlocks gate to classroom::  
  709. ICS Al:    great ... I lose an hour tonight
  710. ICS Larry:    Weeee, You all passed with flying colors!  Congrats  ;)
  711. ICS Al:    (unlike everyone else :)
  712. ICS Sparky:    Thanks, Larry!
  713. ICS Lynne:    ::standing back so I don't get trampled in the stampede to the playground::
  714. ICS Al:    ::throwing cap into the air::
  715. ICS Larry:    Al, ya lost an hour somewhere?
  716. ICS Terry:    Thanks
  717. ICS Al:    at 2 am, larry
  718. ICS Al:    But I'm gonna stay awake and watch it go
  719. ICS Larry:    Weee, sounds good! ;)  Daylight saving thing?
  720. ICS Al:    uh huh
  721. ICS Terry:    zzzzzz.....
  722. ICS Al:    spring forward and stuff 
  723. ICS Larry:    Ack, thats today?? :X
  724. ICS Sparky:    Al, I'm losing it, too!
  725. ICS Al:    really Sparky? you on the right coast also?
  726. ICS Al:    <===BDU
  727. ICS Sparky:    You bet!
  728. ICS Lynne:    BDU?
  729. ICS Larry:    Glad somebody tells me this stuff!  Gees, I'd of been late for tomorrows class :X
  730. ICS Al:    Brain Dead User, lynne
  731. ICS Larry:    heh ;)
  732. ICS Lynne:    ahhhhh ;>
  733. ICS Al:    an acronym I learned in my years at Tech live
  734. ICS Al:    said with greatest respect of course <g>
  735. ICS Larry:    Along with RTM ;)
  736. ICS Sparky:    which is...?
  737. ICS Al:    oooh Larry you really did take the TOS course :)
  738. ICS Larry:    Read the Manual (tho, thats not the full acronym)  ;)
  739. ICS Al:    Pam can I say the acronym?
  740. ICS Al:    heh heh
  741. ICS Al:    there is an ftp site at mit ... 
  742. ICS Larry:    Lol! ;D
  743. ICS Al:    RTFM.MIT.EDI I think
  744. ICS Al:    EDU
  745. ICS Sparky:    IM's work, you guys!
  746. ICS Al:    ok ok
  747. IC Pam:    Oppss... I'm REALLY buried! :)
  748. ICS Al:    <===behaving
  749. ICS Larry:    heh ;)  Wonder with the Internet Cops gona crash that one :X
  750. ICS Al:    naaahh
  751. IC Pam:    Of COURSE, Al... you can mention the institution with 3 letters. <g>
  752. ICS Larry:    Anyways, I'm off to edit the log!   Oops, I mean upload the log.  0:)
  753. ICS Al:    LOL thanks Pam you are sooo good to me
  754. ICS Sparky:    Our 6 o'clock news had yet another feature on AOL and child porn last night  :(
  755. ICS Al:    leave this aprt out larry <g>
  756. IC Pam:    I know... but then you deserve it. :)
  757. ICS Al:    Really Sparky???
  758. ICS Larry:    Niters all ;)  Be sure to email me with any questions  ;)
  759.